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コラム

大量の宛名印刷依頼はネット注文が簡単で便利

ネット入稿で注文可能な宛名印刷


ダイレクトメールを広告として使用することを考える場合、1つのコストとなるのが宛名の印刷ではないでしょうか。メールの書面自体については業者に依頼することができても、宛名については自分たちで印刷する必要があると考えている方も多いでしょう。昨今ではインターネット上から注文を行うことによって、宛名についても合わせて印刷を依頼することができるようになっている印刷業者というのも登場しています。
それでは、宛名を印刷してもらいたいという場合については、どのような形で送付することになるのでしょうか。これについては一般的にはxls形式またはcsv形式というものが使用されることなります。xls形式は主に表計算ソフトにおいて使用される形式であり、csv形式はそれに近い、テキストファイルとして表示されることができる表の形式を指しています。これらの作成自体はそれほど難しいものではない上に、多くの宛名印刷ソフトなどにリスト化を行うための機能が搭載されているため、これを使用することによって簡単にデータ入稿を行うことができるでしょう。
インターネットでの送信に危険がないのかというように考える方も多いかもしれませんが、昨今ではセキュリティが向上するようになっています。特にサイト経由の送信の場合については証明書の有無によってセキュリティがどの程度確保されているものであるのかを確認できるようになっているため、事前にこの部分を確認して使用する業者を選択するのが良いでしょう。また、データ入稿がファイルとして行えるようになっているかどうかも事前に確認しておきたいポイントでもあるため、しっかりチェックしておきましょう。

ネット注文でも簡単な宛名印刷の依頼


宛名の印刷をネット注文する場合、どのような情報がこのリスト上に記載されていることが必要とされる場合が多いのでしょうか。これについては、通常の印刷の場合に必要となる情報と、それほど大きな違いがあるわけでは無いことが多いでしょう。
まず必須の情報となる項目として、郵便番号があります。この郵便番号の書式については指定がある場合が多くあります。特にハイフンを記載するべきなのかどうなのか、という点については確認をしておき、正しく記載を行えているかどうかをチェックしなければなりません。次に、当然住所と受取人の名前についても記載しておかなければならない項目となります。住所についてはリストにする関係上、複数行に渡ることがないようにするのが一般的です。入稿がxls形式である場合でもcsv形式である場合でも、テーブルごとに入力ができるようになっているため、その中に全て収めて記入できるようにしておいた方が印刷がしやすくなるためです。
これらに加えてダイレクトメールである場合については、どのような敬称で印刷を行うのかも指定が必要となります。指定がなければ様とされる場合が多くなっています。この他にも、ダイレクトメール管理のための番号などを記載したい場合、これとは別に記入を行っておく必要があります。このように、必要となる情報自体はそれほど多くはないために、特別なことをしなくとも入稿を行い、依頼を行うことは可能になっています。これまで自社による印刷を行っていた場合ならそのデータがあるはずですので、それを使用することで管理を依頼できることが多くなっています。

ネット注文での宛名のチェックシステム


宛名印刷をネット注文する場合、正しくその情報が記載されているかどうかを確認しておくことが重要になります。もし間違いがあるようなリストになってしまっている場合、印刷される内容自体が間違ってしまう可能性があるためです。ただ、業者によってはこのようなリストのチェックについて幾つかの項目を用いて、自動的に弾くことができるようなシステムが用意されている場合があります。それでは、例えばどのような項目が弾かれる項目として設定されている場合が多いのでしょうか。
例えば、データ重複を弾く設定というものがあります。これは、住所や氏名などが同一のものがリストに存在している場合、二通送信することにならないようにどちらかを排除するというものです。無駄な印刷を避けることができるだけではなく、クライアントに悪い印象を与えないようにすることができるのもメリットの一つです。
これに加えて、法人に対するリストである場合、重複チェックの項目がふえます。住所と氏名だけではなく法人名についてもかぶっているかどうかを確認して弾くことができるようになるため、よりミスを避けることができるでしょう。この他にも、機種依存文字などによる文字化けの回避や、空白部分のチェックなどが行われることになっている場合もあります。ただし、住所などの末尾記載の内容などについてはそのまま送信されるようになっている場合も多いため、やはり自身での確認についても完全に不必要になるわけではありません。それでも、これらのチェックが二重体制で行えるようになっているだけでもミスを減らすことができるために効果的です。

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